Jmenuji se Vítek a jsem závislý.
Už 4 roky todolistuji a neumím přestat.
Začalo to nevinně, zapsal jsem si pár úkolů do školy. Teď už je pozdě. Už jsem moc daleko. Není cesty zpět, jsem konvertován.
Kamarádi mi říkají, ať s nimi jdu ven. Nemůžu. Mám neodškrtané úkoly.
Přítelkyně se chce dívat na film. “Blázníš? Podívej se radši na můj todo list,” odpovídám a odstrkávám ji od počítače.
“Soustředíš se na studium?” ptá se babička. “Ne, ale koukej na ty priority,” odpovídám a ukazuji jí seřazený todo list pracovních úkolů.
“Dovolená, Víťo. Dovolená. Kam poletíme na dovolenoooou? Dovolenáááááá!” Probudím se celý zpocený a zadýchaný. Je pondělí, 5 ráno a na dovolenou nechci ani pomyslet. Na mysli mi vytane číslo 137. Je to stav Inboxu mého todo listu. Do budíku zbývá hodina, tak ještě zavřu oči a přemýšlím, jestli opravdu existuje ten bájný Inbox Zero.
Todolistovat nebo netodolistovat, to je oč tu běží.
Miluji seznamy.
Seznamy jsou přehledné, seznamy dávají pocit kontroly a efektivity. Pokud to nebylo dostatečně jasné, příběhem výše jsem chtěl ilustrovat to, že ale existují i stinné stránky todo-listování, o kterých se tak často nemluví. Otázka tedy zní: todolistovat? Má odpověď je: rozhodně ano, ale opatrně.
Díky todo listům si uspořádáte myšlenky, určíte si priority a zvládnete tak dokončit více práce. Nemusíte díky nim nosit přehršel úkolů v hlavě a zbavíte se (alespoń částečně) nejistoty, že jste na něco zapomněli.
Zároveň se z vás ale stává závislák na technologii, bez které v hlavě neudržíte ani krátký nákupní seznam. Vaší nejčastější výmluvou se stane “Promiň, já si to nezapsal.” a jen těžko budete vypínat proud myšlenek na nedokončené úkoly, útočící na vás zejména o víkendech. Jestli netodolistujete, zvažte rizika.
Jestli todolistujete, vytvořte si systémy, které vám budou vyhovovat.
Jak todolistovat?
Mým dlouholetým pomocníkem, bez kterého si neumím představit život, se stal Todoist.
(5. 2. 2021: Todoist již nevyužívám, vše jedu v Notion.)
Todoist využívám na denní operativu, k zaznamenávání dlouhodobějších projektů i jako úložiště byznys nápadů nebo knih, které si chci v budoucnu přečíst.
V seznamu mám i jména a emaily kontaktů, kterým chci volat, tak jsem to celé rozmáznul 😉
Existuje mnoho metod, jak todolistovat. Snad nejznámější metodu vyvinul David Allen. Ve své knize Getting Things Done (GTD) popisuje důmyslný systém, který má pomoct vaší produktivitě. Já se ho popravdě nikdy nenaučil používat, je na mě až moc komplexní. Popíšu proto svůj jednodušší systém, který by vám mohl vyhovovat.
Mé principy todolistování:
- Todoist slouží jako prvotní odkladiště všeho, co si chci zaznamenat – vše nejprve spadne do Inboxu, odkud úkoly dále třídím. Většinu úkolů zaznamenám přes Todoist widget na mobilu, který mám na domovské obrazovce a jediným kliknutím začnu psát nebo diktovat.
- Používám rubriky (projekty) a podrubriky, abych lépe roztřídil úkoly, a využívám také označení priority, abych na první pohled viděl, co je nejdůležitější. Štítky, filtry, komentáře ani jiné funkce nepoužívám. Keep it simple.
- Úkoly spojené s konkrétním dnem patří do Google kalendáře, ne do Todoistu. (Úkolům se i tak automaticky přiřadí datum, kdy jste je přidali)
- Do rubriky Projekty zadávám dlouhodobé projekty, abych viděl, na čem všem pracuji (např. nová Mementerra kniha, eshop pro nový projekt, výběr dovolené, učení se španělštiny, hledání prostoru pro networkingová setkání atd.), což umožní rozhodování, jestli mám ještě kapacitu přijmout nový projekt nebo ho raději odmítnout.
- Když není jasné, že úkol splním (např. je to náhodná myšlenka nebo nápad), zařadím ho do rubriky Někdy/Možná. Když se jedná o poznámku, kterou nechci zapomenout, zapíšu to do rubriky Poznámky.
- Žádná vágní zadání, jen konkrétní dílčí úkoly. Pokud je úkol nejasný (co znamená najmout brigádníka?), konkretizuji ho (hodit inzerát na QuickJobs).
- Každou neděli si na papír přepíši ty úkoly, které chci daný týden splnit a přiřadím je k jednotlivým dnům. Nepřiřazuji tedy úkolům konkrétní dny, protože bych se z věčného posouvání deadlinů zbláznil.
Možná to zní komplikovaně, ale opravdu není. Co takhle flowchart?
Poznatky ze 4 let todolistování
Zde je několik klíčových lekcí, které jsem se naučil během své todo-listovací závislosti.
Klíčové je nenas*at se, když nedokončíte vše, co jste si na den naplánovali. Toho docílíte tím, že si 1) naložíte méně, než si myslíte, že za den zvládnete 2) vytvoříte systém, jak nakládat s úkoly, které jste nestihli 3) redukujete šum a naučíte se soustředit
Dávkování se vyplatí. Vymezte si blok času, ve kterém budete pracovat na stejném typu úkolů, např. když už jste v kreativním psacím módu, tak dopište i ten článek pro druhého klienta nebo když už jste nastartovali editor kódu, dokončete další programovací úkoly. Naučte se dávkovat.
Pravidlo 2 minut se hodí. Zvládnete úkol z todo listu dokončit do dvou minut? Udělejte to ihned, ať ten mini úkol zbytečně nenafukuje váš seznam a nezabírá vaši mentální kapacitu.
Zamyslete se, jestli to má smysl. Ne vše, co si zaznamenáte do todo listu, stojí za dokončení. Někdy dvě hodiny řešíte problém, který jste vlastně ani nemuseli řešit. Nevrhněte se na úkol jen proto, že je “aktuální”, ale rozhodněte, jestli je prioritní. Může vám pomoct článek, jak vyřešit problém.
Podívejte se na svůj život z nadhledu. Nejste chyceni v nekonečné smyčce úkolů, které nikdy nekončí? Nebylo by lepší pracovat na projektu, který ani nemáte v todo listu? Nevysajte si ze života zábavu. Jestli se tak stane, může vás zajímat 5 kroků k znovuobjevení ztraceného nadšení a radosti ze života.
Pohled na dlouhý todo list stresuje. A to hodně. Přepisujte si proto několik nejdůležitějších úkolů na papír nebo si vyberte jeden, překonejte prokrastinaci a prostě se do toho pusťte bez přílišného analyzování.
Systémy jsou často efektivnější než cíle. Někdy je efektivnější vytvořit si zvyk než abyste stejný úkol každý týden psali do todo listu. Nastavujte si systémy, ne cíle.
Rychlost a dostupnost jsou zásadní. Pořiďte si takový todo list, do kterého můžete zaznamenávat úkoly i pokud jste offline. Papír funguje skvěle, ale ten zase nemáte stále s sebou . V případě aplikací vyberte takovou, která se rychle načítá a nabízí widget pro okamžité zaznamenání nové položky. Mně funguje Todoist.
Nepřekombinujte to. Komplexní systémy mi nikdy dlouhodobě nefungovaly a pokud se nevyžíváte v dodržování důmyslných pravidel a procesů, co nejvíce si celý proces zjednodušte. Všechno házet do jedné poznámky a o víkendu si to roztřídit? Jasně, proč ne? Nic víc většinou není potřeba.
Teď je řada na vás
Možná už todolistujete, ale prostě to není ončo – zabírá vám to více času než šetří nebo vás nebaví neustále odkládání nesplněných úkolů. Pokud nejste spokojeni s vaším aktuálním systémem, je čas zastavit se a popřemýšlet, jak svůj přístup změnit. Vyzkoušejte metody, které jsem zde nabídl nebo si najděte úplně jiné, na internetu jich jsou kvanta.
Todo listy dokáží ušetřit obrovské množství času i energie, ale musí být využívány s rozmyslem. Nezapomeňte, že cílem todo listů je zvýšit produktivitu. Jestli vás seznamy stresují a nemáte je rádi, tak se na ně vykašlete.
Jak jste na tom – to todolist or not to todolist?
