Jak využívat dávkování k radikálnímu zvýšení produktivity

Každý z vás dávkuje.

Možná si vaříte jídlo do zásoby nebo perete vždy jen tehdy, když se nahromadí dostatečná dávka špinavého prádla k naplnění pračky.

Dávkování je překlad anglického slova batching a znamená plnění podobných úkolů nebo aktivit ve vyhrazeném časovém bloku, čímž se eliminuje potřeba neustále přepínat mezi různými dovednostmi. Výsledkem je ušetření času i energie a maximalizace produktivity.

V tomto článku najdete podrobný návod na to, jak zvládnout více za méně. To vše díky chytrému plánování.

Multitasking ničí vaši koncentraci

Snad nejvíce frustrující věc je pohled na denní todo list, ze kterého jste neodškrtli jedinou položku, přestože jste celý den byli “busy” a pořád na něčem pracovali.

Již několik let téměř každý den medituji a naučil jsem se díky tomu, že mozku trvá minimálně 15 minut než se “zahřeje”, smíří se se svým údělem a plně se začne soustředit na danou aktivitu. Když mu nedopřejete těchto 15 minut a každou chvíli přeskakujete od jedné aktivitě k druhé, radikálně snižujete svou výkonnost.

Řada lidí se dokonce chlubí tím, že je dobrá v multitaskingu, tedy dělání dvou a více věcí zároveň. Šance, že se při takovém přepínání dostanete do flow, je ale minimální.

Kdy jste se naposledy zabrali do nějaké činnosti natolik, že jste se o několik hodin později s údivem podívali na hodinky a přemýšleli, kam ten čas utekl? Pravděpodobně to nebyl ten den, kdy jste každých pět minut odepisovali kamarádce na Messengeru.

Abyste se hlouběji ponořili do svých činností a ve výsledku tak zvládli přesně to, na čem nejvíce záleží (jop, mluvím o tom úkolu, který máte už dva týdny na svém todo listu a pokaždé ho odsunete na zítřek 🙂 ), naučte se dávkovat.

Jak dávkovat? Pozorně čtěte příbalový leták…

Na začátek se podívejte na toto video od Tima Ferrisse, který v jednoduchých příkladech vysvětluje, jak dávkovat.

Zkouknuto? Super!

Konkrétní příklady dávkování najdete níže. Všeobecně ale pamatujte na toto:

Snažte se dávkovat jak nejvíce dopředu můžete.

Čím více dopředu budete dávkovat, tím více času ušetříte.

Známým zabijákem produktivity je email. Průměrný člověk prý podle statistiky z roku 2016 tráví až 28 % pracovního týdne čtením a odpovídáním na emaily (zdroj). Místo toho, abyste emaily kontrolovali desetkrát denně, si vyčleňte dva časové bloky, ve kterých vyčistíte svou schránku, třeba v 10:00 a v 15:00.

Pokud jste emailoví otužilci a nepracujete na oddělení technické podpory, můžete jít ještě o krok dál a na odepisování si vyčlenit dva konkrétní dny v týdnu a ostatní dny ani nezavadit o klávesy g-m-a-i-l. Do jedné dávky tak zahrnete několik dní emailů.

Samozřejmě vám zvolené dávkování musí dávat smysl – kdybyste na maily odpovídali jen jednou týdně, mohli byste prošvihnout zajímavé nabídky (jako možnost poslat přístup ke svému bankovnímu účtu bohatému šejkovi z Ománu, který se s vámi na oplátku podělí o svůj poklad, velbloudy i panny, ale to odbíhám…).

Co dávkovat?

Možností, jak dávkovat, je spousta. Je na vás, abyste si našli metody, které vám budou fungovat nejlépe.

Zde je seznam aktivit, které můžete sloučit do stejných časových bloků.

1. Psaní. Píšete blog, knihu nebo seminárky? Sfoukněte co nejvíce textu na jeden zátah. V jednom týdnu můžete sepsat obsah na následující dva měsíce a získat tak více prostoru pro jiné aktivity.
2. Programování. Když už se přepnete do analytického módu a nastartujete všechny potřebné programy k psaní kódu, využijte toho a dokončete i ten úkol, který jste měli připravený na příští týden.
3. Schůzkování. Pobíhání z jedné kavárny do druhé zní hrozně cool, ale ve výsledku ztrácíte spoustu času přepravováním se tam a zpět. V závislosti na množství schůzek si vyberte jeden nebo více dnů, do kterých si nacpete všechny schůzky, abyste ty ostatní dny mohli nerušeně pracovat.
4. Domácí práce. Možná už uklízíte v sobotu a navařujete v neděli. Co takhle spojit tyto aktivity do jednoho dne, naladit akční playlist a nepadnout na zem dokud nenakoupíte, nedokončíte všechny domácí práce a nenakrabičkujete si jídlo na následující 3 dny?
5. Zábava. Snad každý ví, co je to cheat day. Nemusí být špatný nápad nacpat všechno seriálování, restauracování, partyování a další –ání do jednoho dne!
6. Typy práce. Pondělí marketing, úterý eshop, středa administrativa a HR, čtvrtek schůzky a networking, pátek product development. Tím, že si pro dané dny vyčleníte konkrétní typy aktivit, se naladíte na jednotnou vlnu, která vás vezme od břehu až k bájnému ostrovu All Tasks Done.
7. Úkoly nízké priority. Možná to znáte – v todo listu se vám válí asi 30 drobných úkolů, které byste mohli splnit během čtyř hodin, ale ze samotného pohled na ten mega sloupec neodškrtaných okének vám naskakují pupínky. Hoďte všechny jednoduché úkoly do jedné dávky!
8. Přemýšlení. Kdy jste si naposledy udělali čas na to, abyste jen přemýšleli? Během jedné nebo dvou hodin přemítání vás může napadnout více lukrativních nápadů než za celý týden.
9. Plánování. Ať už plánujete byznys, školní práci nebo dovolenou, sdružte to do jednoho bloku.
10. Volný čas. Jen vy a cokoliv, co chcete dělat – každé pondělí a středa odpoledne. Dedikovaný “me time” je základem toho, jak se ze života nepos*at a udržet si nadhled v časech, kdy po vás všichni něco chtějí.
11. Vztah. Jeden den, kdy 100 % své pozornosti věnujete své partnerce nebo svému partnerovi je tisíckrát lepší než sedm dní, ve kterých o sobě jen víte.
12. Vedlejší projekty. Pokud jste jako já, neumíte a nechcete všechen čas věnovat jedinému projektu a vždy pracujete na něčem vedlejším. Často vám na to ale nezbývá dost času. Dávkování, do akce!
13. Školní práce. Eh, tady asi není co napsat, to už stejně všichni děláte – vaše dávka určená pro školní práce se vždy nachází v intervalu (deadline minus 24 hodin; deadline>.

Takto bychom mohli pokračovat dál. Sedněte si na deset minut ke stolu, otevřete zápisník a vymyslete seznam věcí, které děláte pravidelně na denní bázi a které můžete začít dávkovat.

Na druhou stranu existují i věci, které byste dávkovat neměli.

Co určitě nedávkovat

Dávkování nebude fungovat v případech, kdy se v něčem chcete dlouhodobě zdokonalovat. Mozek se většinou učí lépe, když je aktivita opakována pravidelně, ne jen nárazově.

Mezi takové aktivity patří posilování, meditace, učení se látky do školy nebo čtení literatury osobního rozvoje. Tyto věci musíte vstřebávat pravidelně, aby se vám dostaly pod kůži. Určitě můžete benefitovat z občasných “teď si dám fakt do těla” dní (a někdy je super narušit rutinu), ale základem dlouhodobého rozvoje je pravidelnost, která navíc napomáhá vytvoření zvyku.

Jak aplikovat dávkování do svého života

Aby vám dávkování fungovalo, musíte si vytvořit kvalitní systém. Těchto pět kroků vám k tomu pomůže.

1. Rozhodněte, co má smysl dávkovat.

Nedělejte hned ze začátku razantní změny svého časového rozvrhu (hrozí předávkování!) a raději se zaměřte na ty aktivity, které vám nejvíce ušetří čas nebo energii.

Použijte Paretovo pravidlo 20/80 a zeptejte se sami sebe, kterých 20 % aktivit vám může přinést 80 % požadovaných výsledků? Kterých 20 % aktivit zabírá 80 % vašeho času? Na čem prokrastinujete, k jakým důležitým činnostem se nemůžete dokopat?

Vytřiďte takto typy aktivit, které vás nejvíce sunou k cíli a sfoukněte je najednou nebo naopak vyblokujte ty, které vás obírají o čas.

2. Zapište si to do kalendáře

Hoďte si do svého kalendáře / diáře nebo na nástěnku časové bloky vyhrazené pro daný typ aktivity. Vždy, když budete plánovat svůj čas, uvidíte tyto časové bloky a budete se podle nich moct zařídit.

Nespoléhejte na svou hlavu a opravdu mějte rozvrh dávkování před očima. Někteří lidé se řídí pravidlem, že “co není v kalendáři, jako by nebylo”.

3. Vytvořte nejlepší možné podmínky

Vymysleli jste, co a kdy dávkovat. V kalendáři máte zapsaný konkrétní čas a teď je správná chvíle vytvořit ty nejlepší možné podmínky, které vám pomohou k maximalizaci produktivity během dané session (seance?).

Redukujte šanci, že se něco podělá – vezměte si raději dvě nabíječky k notebooku, kdyby ta první nefungovala. Mějte s sebou více peněz, více jídla, více tužek, prostě zajistěte, že budete moct makat na tom, na čem chcete makat. Poslední věc, kterou chcete, je dorazit ke kavárně, kde plánujete následující tři hodiny pracovat a zjistit, že jste peněženku nechali doma.

Vyberte lokaci – na něčem se vám bude lépe pracovat doma, na něčem v kanceláři, v kavárně, coworkingu, v knihovně nebo u řeky. Rozmyslete si, kde bude vaše efektivita nejvyšší a možnost vyrušení nejmenší, viz následující bod.

Odstraňte distrakce – přepněte mobil do klidového režimu (nejbližší se dovolají, ale cizí lidé ne – výborná věc), zavřete všechny záložky a programy, které nepotřebujete, pokliďte stůl nebo celý pokoj, skočte si na wc, nasaďte sluchátka, hoďte se do pohody. Tohle je váš čas.

4. Efektivně realizujte

Vaše naplánovaná session začala. Je čas nakopat práci zadek.

Pro efektivní práci můžete využít takzvanou Pomodoro metodu, vyvinutou v 80. letech 20. století, která funguje tak, že vždy 25 minut pracujete (to je jedno pomodoro) a poté následuje pětiminutová pauza. Po čtyrech opakováních si dáte delší pauzu – 20 minut – a pokračujete v rajčatování.

Cílem Pomodoro metody je redukovat množství interních i externích narušení koncentrace. Kdykoliv vás při pomodoru něco vyruší, musí být distrakce zaznamenána (např. zapsána do Notepadu) a odsunuta. Pokud ji nejde odsunout, pomodoro se ruší a je třeba poté začít znovu.

Před každým pomodorem si vždy naplánujte, co chcete v příštích 25 minutách dokázat. Tímto způsobem si lépe rozdělíte práci do menších zvládnutelnějších úseků a zvýšíte šanci, že úkol opravdu dokončíte.

Skvěle funguje rozšíření do Chromu s názvem “Forest”, které vám vtipným způsobem umožní dočasně (např. na 25 minut) zamezit přístupu k rušícím webům jako je Facebook nebo Youtube. Jednoduše nastavíte čas, zapnete časovač a tím zasadíte strom. Pokud pilně pracujete, po vypršení času vám vyroste zdravý strom. Jestli jste ale porušili zákaz a navštívili jednu z rušivých stránek, strom jste bezlítostně zabili, což fakt nechcete!

5. Neházejte žitu do flinta.

Na 110 % minete některou z vašich naplánovaných seancí. Krizovky se dějí. Někdo po vás bude něco akutně potřebovat, možná zapomenete nebo zaspíte. To neznamená, že vám dávkování nefunguje – zanadávejte si a příští týden ladně pokračujte (nebo si to naplánujte lépe).

6. Experimentujte

Zkoušejte, co vám funguje. Jestli jste typ člověka, který lépe pracuje při pomyšlení na něco pozitivního čekajícího na konci cesty, po každé úspěšné dávce se můžete odměnit. Pokud jste efektivnější pod tlakem, nastavte si trest za nesplnění naplánovaných úkolů.

Experimentujte s časy (přemýšlí vám to více dopoledne nebo po půlnoci?), s pracovním prostředím, s oblečením (někdo i při home officu nosí džíny, aby se necítil tak pohodlně), s jídlem (místo sladkého pečiva avokádo?) a vytvořte si svůj vlastní systém k navození maximálního výkonu.

Výhody a nevýhody dávkování

Dávkování vyžaduje silnou disciplínu – je potřeba se odhodlaně věnovat připravené činnosti a neodbíhat k jiným věcem, které se v tu chvíli zdají také důležité. Výsledky jsou ale skvělé.

Pro:

• Větší produktivita – splnění těch nejdůležitějších úkolů.
• Ušetření času, který by byl strávený těkáním od jednoho nesouvisejícího úkolu k druhému.
• Větší odhodlání udělat to, co je naplánováno – je to přece v kalendáři!

Proti:

• Samotné naplánování jednotlivých dávek zabere nějaký čas.
• Těžké na disciplínu – je snadné vypadnout z režimu (dokud ještě není 100% zaběhlý) a místo některých připravených dávek řešit aktuálnější úkoly, které se najednou objevily.
• Náročnější na organizaci – dávky je potřeba zaznamenat do kalendáře a poté k nim vždy přiřadit úkoly.

Přestože je skóre 3:4 ve prospěch nevýhod, jsem přesvědčen, že váha všech “pro” vyhrává. To, že je tento systém těžký na disciplínu, navíc můžeme hodnotit jako výhodu – trénink.

Fakt, že se díky naplánovaným dávkám dokopu k dokončení těch nejdůležitějších úkolů, které bych jinak dlouho odkládal, je pro mě neocenitelný.

Dávkování ve 3 krocích

Zjistili jste, proč multitasking není efektivní a jak se díky dávkování stanete produktivnějšími. Zde je shrnutí toho, jak dávkovat:

1. Vyberte si aktivity, které chcete dávkovat.
2. Vyhraďte si na dávky čas v kalendáři.
3. Pracujte efektivně – využijte pravidlo 80/20, Pomodoro metodu a Forest.

Teď je řada na vás

Dejte dávkování šanci a sami si ověřte, zda vám toto workflow bude vyhovovat. Sepište si seznam aktivit, které děláte na denní bázi, a vyfiltrujte ty, které by stály za to dávkovat. Dávka může být denní (schůzky vždy odpoledne), týdenní (plánování v neděli), měsíční (blog posty každý třetí měsíc) nebo i roční (gap year na cestování).

Dejte mi vědět, jestli jste dávkování už zakomponovali do svého života a jaké s ním máte výsledky. Jestli máte nějaké special tactics jak se udržet organizovaný/á, sem s nimi! Pište sem do komentářů, pošlete mi mail na vit@vitlibovicky.cz nebo mi napište na Facebook.

Šťastné dávkování!