Jak založit eshop a rozjet podnikání od nuly – kompletní návod k vydělávání na WordPressu v roce 2021

8/9: Administrativa

Přišel čas na lámání chleba.

Teď se ukáže, jak na tom jste!

Podnikání totiž není jen o vytváření produktů a vydělávání milionů, ale musíte se umět prokousat i méně příjemnými oblastmi, kterými čas trávit opravdu nechcete. Alespoň mně administrativa příjemné pocity a klid na duši nepřináší, nevím jak vám 🙂

Naštěstí se mi již většinu rutinních úkolů podařilo delegovat jiným lidem. I tak se ale občas objeví nějaký ten byrokratický prud.

Začneme zlehka, tím nejméně nepříjemným – založením bankovního účtu.

Bankovní účet

Kterou banku zvolit? A osobní nebo podnikatelský účet?

Pokud ještě nemáte založený podnikatelský bankovní účet, SILNĚ doporučuji zřídit si ho a nemíchat podnikatelské finance dohromady s osobními na jednom účtu.

Prvních několik měsíců jsem k podnikání využíval svůj osobní účet a odlišovat pak v účetnictví co patří do podnikání a co ne bylo fakt zlo, ani finančáky to nemají rády.

Na otázku, zda má cenu si do začátku podnikání zakládat nový účet, proto odpovídám ano!

Já již roky využívám Fio banku, která má vedení účtů zdarma a neúčtuje si ani nic za převody, výběry atd. Platit v dnešní době za vedení účtu mi přijde hloupé. S Fio bankou jsem spokojený a doporučuji ji.

Dalším novým favoritem podnikatelů, které znám, je Revolut, kde získáte skvělé konverzní poměry při převodech mezi měnami.

Nebojte se založit si účtů více. U Fia máme čtyři účty – hlavní CZK, hlavní EUR, účet na rezervy a platby daní a účet na ukládání zisků (abychom je neprošustrovali a něco na nás zbylo).

Obchodní podmínky

Někdo vám možná řekl, že obchodní podmínky jsou důležitým právním dokumentem, který vám za tisíce korun musí sepsat právník.

Hmm…

Kašlete na to.

Univerzální obchodní podmínky najdete zdarma na webu Shoptetu v sekci Ke stažení a pokud neplánujete prodávat kulomety, měli byste si s nimi vystačit.

Kromě obchodních podmínek byste na webu měli mít i stránku s vyrozuměním ohledně Cookies a Ochraně osobních údajů (kvůli GDPR). Více o tom níže.

Živnost nebo firma – co a jak založit?

Pokud jste podnikatel-začátečník a chcete prodávat zboží přes eshop, pravděpodobně vám ze začátku bude stačit zřízení živnosti.

Tu si založíte na nejbližším živnostenském úřadě za tisícovku. Pokud jste student, zeptejte se při registraci, zda musíte na finančák, sociálku a zdravotní pojišťovnu poslat potvrzení o studiu, nebo jestli to udělají za vás. Vážně si to ověřte.

U registrace budete vyzváni k volbě oborů, ve kterých hodláte podnikat. Můžete jich zdarma zatrhnout kolik chcete, takže doporučuji vybrat více oblastí, abyste si ušetřili případné další cesty na úřad pro rozšíření oblastí. Na druhou stranu asi nemá cenu zatrhávat výrobu vzducholodí, nebo co to tam mají za podivné kategorie 🙂

Jestliže nejste jednotlivec, ale tým zakladatelů, živnost vám nebude stačit a musíte založit firmu.

Připravte si pár tisíc pro notáře (nebo můžete koupit již zřízenou firmu a tu přejmenovat, nemám s tím zkušenosti, ale pár společností takové služby nabízí) a také si rozmyslete, kdo vloží jaký základní kapitál – poměr vkladů rozhoduje o poměru vlastnictví a tedy i o poměru rozdělování zisků.

K založení firmy také potřebujete sídlo společnosti – to může být u někoho doma nebo lze využít služeb firem jako Simply Office, které vám sídlo zřídí u nich, mají tam i recepci atd.

Výhodou založení firmy je přenesení odpovědnosti, kdy za dluhy neručíte svou osobou, ale firmou (až na výjimky týkající se jednatelů). Na druhou stranu musíte vést podvojné účetnictví (ne, kurz účetnictví na VŠE nestačí, najměte si účetní), máte pár dalších administrativních povinností navíc (zápisy z valné hromady atd.) a musíte se rozloučit se snadným vyplácením zisků.

Živnostník si přepošle zisk zdaněný 15 procenty z podnikatelské účtu na osobní a je to. Majitel firmy musí na základě účetní uzávěrky zisk již zdaněný 19 procenty ještě jednou zdanit 15 procenty (celkem 31,15 %). Podmínkou je to, že musíte v uzávěrce vykázat zisk. Pokud jste ve ztrátě, zisk si nemůžete vyplatit, ani pokud na účtu máte peníze.

Výhodou živnosti je také možnost vykazovat náklady paušálně. To znamená, že i pokud máte náklady třeba 30 % a zisk 70 %, vykážete paušální náklady 60 % a daníte jen zbylých 40 %, zatímco sročko vždy jede podle reálných nákladů.

Pokud začínáte a neočekáváte extrémní tržby, začněte s živností. Kdykoliv později můžete přejít na sročko.

DPH a Identifikované osoby k DPH

Identifikovaná osoba k dani DPH taková malá sviňárna. Celkově dost nemusím administrativní část podnikání, sledování zákonů, řešení účetnictví atd. No a jedním z takových podnikatelských překvápek je identifikovaná osoba.

Pokud poskytujete služby NEBO přijmete službu ze zahraničí (koupení Facebok nebo Google reklam, příjem z AdSense!), musíte se do 15 dnů registrovat jako identifikovaná osoba. Každý měsíc pak máte povinnost podat přiznání k DPH nebo souhrnné hlášení v závislosti na několika pravidlech. Podrobněji zde: Identifikovaná osoba k DPH

Kontrolní hlášení (liší se od přiznání k DPH) ale podávat nemusíte, jelikož v tuzemsku zůstáváte neplátci. Kdybyste někdy byli plátcemi DPH a podávali KH, tak fakt bacha na termíny, i za prodlevu 3 dnů už jsou desetitisícové pokuty, beze srandy.

DPH ze začátku podnikání řešit nemusíte, pokud nechcete.

Pro B2C (business-to-customer) eshopaře je většinou výhodnější nebýt plátcem DPH, protože většina vašich zákazníků nejsou plátci DPH. Pokud nepřekročíte obrat 1 milion korun za 12 po sobě jdoucích měsíců, nemusíte se stát plátcem. A pokud ho překročíte, máte příjemně nepříjemný milionový problém.

Jestli ale rozjíždíte B2B (business-to-business) eshop a vyplatí se vám to, o plátcovství si určitě můžete zažádat.

EET

EET je V POHODĚ!

Tímto neodkazuji na účetní software Pohoda, ale na to, že se eetčka nebojte. Pokud máte eshop a nepřijímáte platby v hotovosti na pobočce, pak EET nemusíte vůbec řešit.

Dříve EET podléhaly platby kartou, ale nyní již ne. Platby dobírkou a bankovním převodem EET také nepodléhají.

Jediný reálný případ, kdy byste EET museli řešit, je pokud osobně přijímáte platby v hotovosti, např. na výdejních pobočkách, na veletrzích atd. Pak vám stačí registrovat se na webu www.etrzby.cz a obdržíte své přístupové kódy, které využijete pro propojení svých zařízení (dotyková pokladna atd.) s tímto portálem – poskytovatel pokladny vám dá přesný návod.

Nějakou dobu jsme v Mementeře osobní odběry u nás doma nabízeli a využívali k tomu mobilní appku, která umožňovala vystavení pár desítek EET účtenek měsíčně zdarma. Teď už je ale zpoplatněná, tak ji nemohu doporučit. Narazil jsem ale na podobnou free EET aplikaci Profi Účtenka, třeba se vám bude hodit. K ní stačí pořídit tiskárnu účtenek.

Měl bych zmínit, že existují dvě výjimky, kdy byste EET také museli řešit, ale na 99.99 % se vás netýkají.

První z nich je případ, kdy vám kurýrní služba předává vybrané peníze za dobírky hotově. Takovou službu snad nikdo nevyužívá.
Druhý případ je ten, kdy vám zákazníci posílají peníze složenkou… haha, ten byl dobrej!

GDPR

GDPR se také nebojte. Jako majitelé eshopu musíte dodržet několik bodů, ale pokud od zákazníků nepotřebujete znát příliš mnoho osobních údajů jako datum narození, rodné číslo atd., budete v klidu.

Lépe než bych to zvládl já popíše všechny kroky tento článek na fast-eshop.cz.

Rád bych dodal, že šance, že byste byli sankciováni za nesprávně implementované GDPR, je mizivá. Pokud nejste velký korporát nebo vám někdo neukradne a nezveřejní obří databázi citlivých údajů, nebál bych se toho 🙂

Zálohy na zdravotní a sociální pojištění

Co se týče placení záloh jakožto živnostník, rozlišuje se, jestli máte živnost jako hlavní nebo vedlejší činnost. To zjistíte na internetu, ale doporučuji vždy konzultovat s účetní / daňařem.

Jestli je vám méně než 26 let a studujete, podnikáte na vedlejší činnost. Stát za vás hradí zdravotní pojištění a sociální pojištění také nemáte povinnost platit, nepřekročíte-li příjem cca 67 tisíc (částka se mění), takže nic nemusíte řešit. Když tuto částku překročíte, musíte platit minimální výši záloh na sociální pojištění, která činí zhruba cca 2200 Kč měsíčně.

Pokud nestudujete nebo je vám více než 26 let, hradíte si i zdravotko. A hle – najednou vám každý měsíc z účtu odfrčí skoro 5 tisíc. Sranda, co? Pro udržení statusu studenta doporučuji zapsat si kombinované studium na VŠE v Jindřichově Hradci 😀

Povinnosti podat daňové přiznání se každopádně ani jako student nevyhnete, a to ani pokud máte daný rok nulový příjem. Dále se zdravotní pojišťovně a na sociálku posílají přehledy příjmů a výdajů.

Jako sročko nemusíte odvádět žádné zálohy, nezaměstnáváte-li nikoho na hlavní pracovní poměr nebo pokud žádný váš DPPčkař nepřekročí mzdu 10 tisíc měsíčně.

Rád bych dodal, že nejsem daňový expert, fakt tohle téma nemám rád, tak se poraďte s odborníkem 🙂 Zaplacení si jednorázové konzultace a předejití případným komplikacím za to stojí.

Daně

Živnostníci platí daň 15 % ze zisku, firmy 19 %.

DPH je 21 %, ale na některé typy zboží/služeb se vztahují nižší 15 a 10 procentní sazby. Knihy mají 10 %, restaurace tuším 15 atd. Sazebník najdete v tomto článku na podnikatel.cz, kde si vyhledejte např. “Seznam zboží podléhajícího první snížené sazbě daně”.

Jako živnostník si můžete určit, že chcete vykazovat náklady paušálem, tedy nevedete evidenci výdajů, ale prostě řeknete, že 60 % vašich příjmů jsou náklady a máte hotovo, zbytek je zisk, přestože vaše náklady byly třeba reálně mnohem nižší.

Dobrý, ne?

Více k tomuto tématu najdete na jakpodnikat.cz.

Ohlášení bankovních účtů

Každý nově založení bankovní účet používaný pro účely podnikání se do 15 dnů od založení musí nahlásit finančnímu úřadu.

Slouží k tomu příslušný dokument na jejich stránkách (tuším Oznámení o změně registračních údajů, web mfcr.cz), který se pošle datovkou nebo poštou.

Jako plátce DPH navíc musíte nahlásit účet používaný pro účely platby DPH.

Více k tématu na webu finance.cz.

Fakturace

Tak jo, jedeme dál!

K objednávkám musíte samozřejmě vystavovat faktury.

Napadají mě 4 možné scénáře:

1. Faktur bude málo, vystavíte je ručně, WordPress pluginem nebo softwarem jako iDoklad / Fakturoid a účetní vám je manuálně zpracuje.
2. Faktur nebude moc, vystavíte je softwarem jako iDoklad / Fakturoid a účetnímu je pošlete datovým exportem, aby je rychleji zpracoval na pár kliknutí a nemusel všechny přepisovat do systému manuálně.
3. Faktur bude více (to vám přeji!) a účetní by se z toho podělal, takže eshop propojíte se systémem jako iucto.cz, které rovnou zvládá podvojné účetnictví a téměř vše řeší za vás.
4. Spolupracujete se super účetní agenturou, která zvládne exportovat data přímo z vašeho eshopu a sama si vše řešit v pokročilém softwaru jako Money, Pohoda a bůh ví, co vše používají.

Aktuálně v Mementeře používáme třetí možnost, iucto.cz, kde máme i přidělenou účetní, která náš účet spravuje. Propojení s jejich systémem jsem si naprogramoval sám, zatím ho bohužel nenabízí. Proto si možná zvolte třeba populární Fakturoid, který propojení nabízí a ke kterému si ještě seženete účetní kancelář, která má s jejich systémem zkušenosti (na supportu Fakturoidu vám někoho doporučí).

Ať už zvolíte jakékoliv řešení, rozhodně to vymyslete tak, aby se faktury tvořily automaticky při každé nové objednávce. Dělat to ručně by byl porod.

Jestli začínáte a stačí vám první možnost, tedy vystavovat si faktury v rámci eshopu a ty poté posílat účetnímu, použijte např. plugin PDF Invoices & Packing Slips.

Dejte si jen pozor, aby čísla faktur následovala logickou řadu. Čísla faktur nesmí být napřeskáčku. WordPress má takový nešvar, že čísla objednávek nejdou popořadě, a tak můžete využít třeba plugin WooCommerce Sequential Order Numbers, který toto srovná.

Dále mám dobré zkušenosti s iDokladem (propojení s WooCommerce nabízí toret.cz), který jsem používal, než ho zpoplatnili.

Je dobré vědět, že nejste povinni poslat zákazníkovi fakturu, stačí mailové potvrzení o objednávce. Pokud si zákazník fakturu vyžádá, pak ji samozřejmě musíte poslat. My faktury přikládáme do balíčku ke zboží, takže když zákazník platí na dobírku a balíček nepřevezme, nemá ani fakturu.

V případě zrušení objednávky musíte fakturu stornovat. To se nejčastěji dělá vystavením dobropisu nebo připsáním “storno” na vydanou fakturu. Přístupy se liší podle toho, zda jste živnostník nebo firma a plátci či neplátci DPH.

No.. a je to!

Možná jste si všimli, že jsem tuto kapitolu vzal letem světem.

Dobrý postřeh!

Neberu žádnou odpovědnost za škody, které by mohly vzniknout následováním tohoto návodu a nedodržením některých právních předpisů atd. Rád neodborně poradím, ale vždy se prosím na přesné kroky zeptejte odborníka.

Můj přístup k právu, administrativě atd. je co nejrychleji vše delegovat někomu znalejšímu, abych si uvolnil ruce a mohl pracovat na rozvíjení byznysu a netopil se v papírech. Rád si za to připlatím.

Přístup “udělám si vše sám” podle mě ve škálovatelném podnikání nemá místo.

Vzhůru do deváté kapitoly! »

Zpět do sedmé kapitoly

Rejstřík

Úvod
1. kapitola: Byznys plán
2. kapitola: Doména a webhosting
3. kapitola: Instalace WordPressu a doporučených pluginů
4. kapitola: Design & Brand
5. kapitola: Instalace WooCommerce a nastavení produktů
6. kapitola: Doprava
7. kapitola: Platby
8. kapitola: Administrativa
9. kapitola: Marketing
Bonus: Mindset a automatizace