Jak opravdu šetřit čas – 5 způsobů Jana Skovajsy, CEO MyTimi

Den každého z nás má 24 hodin. Ne každý ale s časem nakládá obratně. Stížnosti na nedostatek času jsou na denním pořádku většiny lidí, které znám (mě nevyjímaje).

Mnoho let se zajímám o osobní rozvoj a zvyšování své produktivity. Založení firmy Mementerra mi dalo možnost vyzkoušet si v praxi všechny techniky, o kterých jsem dříve jen četl.

Nejsem ještě ve fázi, kdy bych pracoval jen čtyři hodiny týdně a vlastně ani nechci být, ale také nejsem otrokem 9-5 a mohu si určovat, kdy budu pracovat a kdy ne.

V létě 2019 jsme v Mementeře začali využívat služeb firmy MyTimi, kteří pod sebou mají velký tým osobních a virtuálních asistentů připravených vyřešit za vás téměř cokoliv.

Přehodili jsme na ně zákaznickou podporu, takže za nás zvedají telefony, odepisují podle stanovených pravidel na emaily a Facebookové zprávy a jednou za mě dokonce poslali dopis – to už jsem se cítil jak Tim Ferriss.

Koncem roku 2019 jsem organizoval čtvrtý networkingový večer pro podnikatele do 35 let a součástí byl i workshop, který vedl CEO MyTimi, Jan Skovajsa.

Téma workshopu bylo jasné: šetření času.

Následuje pět hlavních způsobů šetření času, které na workshopu zazněly.

Než se do toho dáme, vypíchnu Honzovu hlavní myšlenku.

“Když přijde na šetření času, lidé často zmiňují různé aplikace a hacky, které jim ve výsledku ale šetří třeba jen několik hodin týdně. Mnohem důležitější je to, jak o svém čase přemýšlíte. Změnou mindsetu a chytrou prioritizací dosáhnete mnohonásobně lepších výsledků.”

Tak jdeme na to!

Text je psaný z první osoby tak, jak Honza vyprávěl – slova jsem přepsal z diktafonu (ehm, mobilu) a jen lehce upravil pořadí vět, aby se vám lépe četlo.

1. Mezní užitek

Většina těch, kteří utrpěli ekonomické vzdělání, asi ví, o co jde.

Principem je, že za každou další jednotku výroby získáte určitý užitek a otázkou je, zda se vám za ten získaný mezní užitek vyplatí investovat další jednotku výroby nebo ne. To je čistě ekonomické vysvětlení.

Fyzické vysvětlení je mnohem lepší.

Já to převádím na své hodiny. Každý z vás má nějakou hodinovku. I pokud jste v B2C a neúčtujete si hodinově, můžete si hodinovku spočítat z toho, kolik vyděláváte a kolik hodin pracujete.

Zároveň každá další hodina, kdy nepracuji, má pro mě vyšší hodnotu, protože si volného času vážím více než pracovního času. Někdo by mi musel zaplatit fakt hodně, abych nejel na dovolenou, která má pro mě ještě vyšší hodnotu a u které si hodinovku násobím. Vezměte si svou základní hodinovku a tu třeba o 30 – 50 % navyšte, abyste získali hodinovku volného času.

Například když je někdo grafik a vydělává 800 Kč za hodinu, tak si řekne, že denně vydělá 8*800 = 6400 Kč a když po něm bude někdo chtít devátou hodinu práce, naúčtuje si 1200, protože to už pro něj má vyšší hodnotu, protože si nejde zacvičit nebo není s manželkou.

U každé činnosti si vyhodnocuji, zda se mi do ní vyplatí investovat čas.

Když si stanovíte hodinovku, automaticky se tím zlepšíte v odmítání. Najednou získáte měřítko, podle kterého věci odmítat nebo neodmítat. U poloviny činností zjistíte, že tu hodnotu vašeho času nemá. Hodně lidí mi píše o schůzky a vždy je dobré říct si, co z té schůzky budu mít a jestli má cenu se potkat.

Dále to pomůže i v delegování. Pokud jste ve stavu, že je mzda ostatních lidí nižší než vaše hodinovka, přehazujete na ně co můžete.

“Kdokoliv, kdo pracuje více než 6 hodin denně, neumí delegovat.” – Jan Skovajsa, MyTimi.cz

Od 20 let pracuji maximálně šest hodin denně. Vše navíc je pakárna a znamená to, že neumíte delegovat. Kdokoliv, kdo pracuje více než 6 hodin, neumí delegovat. Kdokoliv, kdo tvrdí, že nestíhá, neumí delegovat a ještě neumí pracovat efektivně. Shodl jsem se na tom s každým investorem, se kterým jsem se o tom bavil a s každým, kdo něco vybudoval.

Upřednostňuji, aby lidé pracovali chytře. Nesnáším, když je někdo dříč, maká 10 hodin denně, ale výsledek není vidět. Je to jedna z věcí, za které nejvíce vyhazuji.

Odpověď na otázku, kdy delegovat, je tedy kdykoliv, když zjistíš, že tě to vyjde levněji než je hodnota tvého času.

Když vyděláváte 4-5 kil na hodinu a někdo tu práci udělá ve stejné kvalitě za nižší cenu, tak se vyplatí delegovat, protože můžete věnovat svůj čas chytřejším věcem. Vymyslíte nový produkt, naprogramujete něco lépe než junioři, máte čas na večeři s manželkou – cokoliv je v tu chvíli lepší.

Jeden z našich investorů s oblibou říká, že by mu někdo musel dát 30 tisíc, aby se večer nedíval na fotbal.

2. Prioritizace

Eisenhowerův diagram je nástroj pro prioritizaci vymyšlen během druhé světové války.

Problém prioritizování je ten, že se většina lidí zasekne na operativních věcech a pořád dokolečka vyřizují maily nebo schůzují s kolegy. Eisenhowerův diagram je rozdělen podle důležitosti a urgence.

V prvním kvadrantu jsou strategické činnosti, tedy věci, které musíte dělat vždycky. Většina lidí je dělá, protože bez toho by vám byznys shořel. Jsou to např. salesové schůzky nebo nastavení procesů. Je třeba je řešit poměrně rychle a mají vysokou důležitost. Nemůžete se jim vyhnout ani je delegovat.

Druhý kvadrant je lidmi nejčastěji přeskakován. Jedná se o strategické neurgentní věci, např. nastavení firemní strategie, nová produktová řada, meetingy s partnery, nábory správných lidí, školení zaměstnanců… Tato část se dá delegovat, ale je důležité ji nepřeskakovat.

Třetí kvadrant je operativa. To jsou maily, denní schůzky, telefonáty, to, že od vás zrovna někdo potřebuje a podobně. Problém je v tom, že zhruba 80 % lidí má 60 % činnosti operativních, což je neefektivní, respektive efektivní cesta do pekla. Většina úspěšných lidí, které znáte, toto nedělá a netráví tím ani vteřinu.

Čtvrtý kvadrant nazývám crap nebo bullshity. Jsou to emaily od nedůležitých lidí a zaměstnanců, schůzky pro schůzky (často v korporacích). Tyto věci nemusíte dělat a většinou se nic nestane.

S Eisenhowerovým diagramem se postupuje jednoduše. Za každou cenu musíte vždy udělat jedničku, bez toho shoří firma. To je většinou šest pravidel – 6 rules (viz níže 4. bod).

Jednou za jeden až dva měsíce si dám schůzku se zaměstnanci, kteří mi ukáží činnosti, které dělají, a rozepíší k nim přesné časy a já jim řeknu “tohle je blbost, vyhodit, tohle je blbost, vyhodit, tohle jsou důležité věci”. Tímto si i se zaměstnancem srovnáte očekávání a on pak ví, co od něj chcete.

Tento diagram si můžete zpracovat i sami pro sebe. Rozepište si věci, kterými trávíte čas, a zjistíte, že mnoho z nich jsou blbosti.

3. Delegování – outsourcování

Co delegovat

Zaprvé cokoliv, co někdo zvládne udělat za nižší hodinovku, než mám já.

Také platí druhé pravidlo – vše, čemu nerozumíte a co je moc složité na to, abyste to pochopili, což je v B2B velká většina.

V B2B je dobrou praxí zabývat se jen tím, čemu dobře rozumíte. Když umíte management, zabývejte se managementem. Když umíte sales, přehoďte na někoho jiného administrativu a finance.

Nejvíce se vyplácí delegovat marketing, který je hodně obsáhlý. Dále finance, administrativa, asistence (člověk na všechno). U delegování se vyplácí outsourcovat, protože platíte jen za to, co se reálně udělá, ne jako u zaměstnanců.

Jak delegovat

Delegování je jednoduché.

Nejdřív musíte vědět, co chcete.

Většina manažerů, se kterými jsem se setkal, neumí delegovat, protože nedokáži artikulovat výsledek, ke kterému se chtějí dobrat, a pak ještě zbuzerují zaměstnance za to, že neuchopil jejich neuchopitelnou myšlenku správně.

První krok – musíte vědět, co chcete, a to vždycky.

Druhý krok – vyhodnoťte, zda je rychlejší a levnější, když to uděláte sami.

Často si budete myslet, že něco zvládnete rychleji, ale většinou vám činnosti zaberou mnohem déle, než si myslíte. Nejvíce se vám vyplatí delegovat opakované činnosti, u kterých víte, že je nebudete muset zadávat několikrát.

Třetí pravidlo je správně to předat zaměstnanci. Jednoduchá poučka, složitá věc. Každý člověk chápe jinak, takže musíte předávat úkoly různými způsoby podle toho, s kým mluvíte.

K tomu pomáhá psychologické rozřazení osobností DISC. Každý osobnostní profil má jiný typ chování a vysvětlování. Analytickému typu zaměstnance něco jen velmi ztěžka vysvětlíte jednou větou, budete muset jít do detailů.

4. Six rules

Večer, než začíná druhý den, si napište 6 bodů, které jsem pro vás nejdůležitější, a dokud je druhý den neuděláte, tak nemůžete jít k ničemu dalšímu.

Toto učí strategické rozhodování, protože si vždy den předem ujasníte, co je a co není důležité, poté to roztřídíte a ráno, což je i nejefektivnější část dne, uděláte ty nejdůležitější věci.

Dávejte pozor, používejte to opravdu jen na šest věcí, jednou se mi to rozjelo na 250 věcí, to příliš efektivní nebylo, protože se z toho stal todo list v todo listu.

Někdy se stane, že těch šest věcí třeba nestihnete, tak se pak vyplatí ten den udělat třeba jen čtyři a zbylé dvě vyhodnotit večer a určit, zda patří do dalšího dne a přesunout je tam.

Často to pro mnoho lidí třeba znamená stres z toho, že si nevyřídí telefony nebo maily, ale ta práce je mnohem efektivnější.

5. Kvalita dovednosti

Způsob šetření času, se kterým v krátkém čase moc neuděláte. Když jste v něčem dobří, zvládnete to zpravidla rychleji. Zdokonalte své dovednosti a ušetříte čas.

 

— konec přepisu workshopu —

 

Do zbraně!

Všechny poučky a návody, jak šetřit čas, jsou k ničemu, dokud je nezačnete využívat.

Mám pro vás krátký CTA – Call to Action, volání do zbraně.

1. Vezměte si kus papíru nebo nastartujte Notepad.
2. máte?
3. Vraťte se ke každému z pěti bodů tohoto článku a napište si možnosti, jak daný bod využít ve svém životě.
4. Prioritizujte si vymyšlené možnosti a začněte s tou, která vám připadá nejvyužitelnější. Podnikněte první krok k tomu, abyste ji zařadili do svého života, ať už je to stanovení si hodinovky nebo vytisknutí papírů s předpřipravenými diagramy čtyř kvadrantů.

Podívejte se také na stránky mytimi.cz a pokud vás služby timíků zaujmou a rozhodnete se je využít, pod heslem “mementerra” získáte slevičku 😉

Děkuji Honzovi za vedení workshopu a děkuji vám za přečtení článku.

Mějte se krásně a ať máte stále více a více času 🙂

Další články, které by vás mohly zajímat

→ Jak automatizovat své podnikání
→ Jak snadno vytvořit Facebook Messenger chatbota, který šetří čas a buduje váš byznys
→ Jak založit eshop a rozjet podnikání od nuly – kompletní návod k vydělávání na WordPressu