Jak automatizovat své podnikání

Co se vám vybaví, když se řekne automatizace?

Možná je to stroj v továrně na auta nebo chytrý software usnadňující práci. Prví zmínka o automatizaci ale pochází již z Homérova eposu Ilias, kde řecký bůh ohně a kovářství Hefaistos využívá samostatně operujících mašin, které mu pomáhají vyrábět zbraně pro bohy z Olympu.

Mnohem později, v roce 1495, navrhl Leonardo Da Vinci prvního robota, který se podobal člověku, přestože slovo robot se dostalo do povědomí lidí až v roce 1920 díky hře R.U.R. V 20. století se automatizace rozjela naplno, a to zejména ve zmiňovaném automobilovém průmyslu. Vy ale nemusíte vlastnit továrnu, abyste mohli začít automatizovat.

V tomto článku vám chci představit moderní způsoby, jak v 21. století zefektivnit své podnikání a ušetřit si práci i nervy.

Wikipedie praví:

Automatizace snižuje potřebu přítomnosti člověka při vykonávání určité činnosti… Při splnění ideálního předpokladu tzv. komplexní automatizace by teoreticky mohlo dojít až k vyřazení člověka z příslušného výrobního procesu. V praxi se jeví tato možnost jako neuskutečnitelná. – tetička Wiki

No… a já s Wikipedií nesouhlasím a chci vám ukázat, že je to zcela uskutečnitelné. Popíši konkrétní nástroje a postupy, jak 100% automatizovat procesy, se kterými byste se jinak museli manuálně párat.

Co všechno jde automatizovat?

Wikipedie definovala, že automatizace snižuje potřebu přítomnosti člověka při vykonávání určité činnosti. Toho můžeme docílit například v těchto oblastech: logistika, řízení týmu, ukládání dat a komunikace, tvorba a správa webu, marketing, zákaznická podpora, administrativa a tím seznam nekončí.

Rozlišovat budeme mezi dvěma typy automatizace:
1) systémy fungující nezávisle na lidech (pravá automatizace) a
2) delegace (taková fejková automatizace – práci odvede člověk, ale už to nebudete vy).

Díky delegování můžete vyřešit i kreativní činnosti, se kterými nepomůžou žádné počítačové programy. Ve výsledku získáte spoustu času, který můžete věnovat jiným klíčovějším činnostem a posunout tak své podnikání na vyšší level.

Konkrétní příklady automatizace v podnikání

Logistika

Jedna z prvních činností, kterou jsme v Mementeře automatizovali, bylo odesílání zásilek zákazníkům. Nebavilo nás každý den balit knihy do krabic a vozit je na poštu.

První krok byl ten, že jsme balíčky přestali posílat poštou a přešli k Uložence, která nabízela pohodlný způsob nahrání zásilek online a pak stačilo vytisknout štítky, dovézt balíčky na podací pobočku a hodit je na pult, kde si je už sami přebrali a naskenovali.

Druhým krokem byl kompletní outsourcing logistiky a využití externího skladu, který za nás do teď řeší balení a odesílání objednávek. Naším jediným úkolem je poslat jim několika kliknutími data o objednávkách, která oni následně zpracují a vše za menší poplatek vyřeší.

Uf, škoda, že jsem o této možnosti nevěděl už od samého začátku! Sklady, které tento servis poskytují, jsou například Ynot (využíváme my), Olicon, Skladon a další – nová logistická centra rostou jak houby po dešti.

Firemní procesy

Každý úkon, který má být pravidelně opakován, stojí za zdokumentování.

Pokud má váš zaměstnanec dobropisovat fakturu vždy, když zákazník vrátí zásilku, zaznamenejte celý proces slovy i screenshoty do sdíleného dokumentu, abyste předešli zbytečným dotazům. Ptá se vás zaměstnanec často, jak že má zpromovat příspěvek na Instagramu a jaký je na to budget? Natočte o tom krátké video, nahrajte ho na Youtube a nastavte jako soukromé. Pro nahrání obrazovky můžete využít třeba FlashBack Express (Windows) nebo QuickTime Player (Mac).

Dobrý nápad je vytvořit pro každého zaměstnance dokument s nejčastějšími otázkami a postupy, například koho se může ptát na ABC nebo jak udělat DEF.

Ukládání dat

Ke právě firemních dat doporučuji Google Drive. Do 15 GB dat je zdarma a navýšení na 100 Gb stojí jen 2 dolary měsíčně. Stáhněte si k němu desktopovou aplikaci Backup and Sync from Google, díky čemuž budete se soubory moct manipulovat přímo ze svého prohlížeče souborů a ne z webového prohlížeče, kde se Drive často otravně dlouho načítá.

Alternativou jsou Dropbox (2 GB), Microsoft OneDrive (5 GB) nebo Evernote (který bych ale doporučil spíše jednotlivcům než firmám).

A kde je ta automatizace? Pomocí Zapieru (popsáno níže) si s těmito úložišti můžete krásně hrát a nastavovat všemožné procesy šetřící čas. Když navíc ve firmě dobře nastavíte systémy, kdo má co kam nahrávat, budete mít ve svých datech krásný přehled.

CRM a plánování

Uživatelské rozhraní Meistertasku.

Ať už řídíte sebe nebo tým lidí, potřebujete systém, abyste se vyznali ve všech úkolech a projektech.

Kvalitní systémy jsou například Meistertask (doporučuji – takové hezčí Trello), Asana, Basecamp, Trello nebo české Freelo. Na správu svých vlastních úkolů používám Todoist. V těchto systémech vám práci a mentální kapacitu ušetří automatické připomínky nebo nastavení opakování úkolů.

Pracovní workflow

Znáte Zapier? Jestli ne, určitě zabrouzdejte na jejich web a podívejte se, jaké všechny funkce nabízí. Zapier propojí téměř jakékoliv repetetivní úkoly z různých online aplikací. Příklady využití Zapieru:

• Nové emaily automaticky uloží své přílohy do Dropboxu a přijde vám o tom zpráva do Slacku.
• Noví Mailchimp subscribeři se uloží do Google Sheets excelu.
• Instagramové fotky se automaticky repostnou na Facebook
• Příspěvky z Facebooku se postnou na Twitter nebo Linkedin.
• Každá odpověď v Google formuláři se uloží do Trello karty.
• Videa nahraná do složky v Dropboxu nebo Google Drivu se automaticky nahrají na Youtube kanál.
• Objednávky z WooCommerce nebo Shopify se uloží do Google Sheets excelu.

Podobnou službou je Integromat. Omrkněte i ten, třeba se vám zalíbí více, než Zapier 😉

Sociální sítě

Plánujte příspěvky na sociální sítě pomocí Bufferu.

Zapier vám umožní automatizovat spoustu procesů včetně sociálních sítí. Konkrétně na plánování a publikování příspěvků ale existují lepší nástroje, které jsou určeny přímo k tomu.

Díky Later nebo Buffer si můžete připravit příspěvky předem a naplánovat jejich publikování na určitý den a čas. Můžete si takto připravit třeba 10 příspěvků na Facebook, Instagram, Pinterest nebo LinkedIn do zásoby a odjet na dovolenou s vědomím, že už nic nemusíte řešit.

Instagram sice mění své algoritmy častěji než WHO mění názor na to, jaké jídlo je zdravé a jaké škodlivé, nicméně aktuálně (březen 2019) umožňuje Later plánovat příspěvky bez toho, abyste je v hodinu publikace museli manuálně potvrdit skrz notifikaci, což býval pěkný opruz.

Later i Buffer můžete využívat zdarma, samozřejmě s omezenými funkcemi. Když si zaplatíte základní licenci Later za 9 dolarů měsíčně, budete moct plánovat i Stories.

PPC reklamy

AdEspresso

Nebaví vás každých několik dnů kontrolovat placené kampaně a raději byste se věnovali jiným věcem? Nou problem!

Díky AdEspressu můžete vytvořit stovky reklamních sad na několik kliknutí a otestovat tak, co na vaše potenciální zákazníky funguje nejlépe. Zároveň si u každé kampaně můžete přehledně nastavit pravidla, která budou kontrolovat, abyste neutráceli více než chcete nebo aby se kampaň sama vypnula, pokud do 4 dnů CTR nevyleze přes 1.5 %.

Většina funkcí AdEspressa je zdarma dostupná ve Facebook Ad Manageru, ale tam to není zdaleka tak přehledné a intuitivní. I při používání AdEspressa ale budete jednou za čas muset projít všechny kampaně, spustit nové a vyhodnotit výsledky.

Jestli chcete i tento krok odbourat a nastavování reklam vůbec neřešit, najměte si na správu reklam specializovanou agenturu, která to bude řešit za vás. Počítejte s cenami v jednotkách tisíců měsíčně v závislosti na počtu reklam, pravidelnosti správy atd.

Tvorba a správa webů

Vytvořit web dnes zvládne už téměř každý bez toho, aby se musel hrabat v hatlamatla kódu. Oblíbenou kombinací je WordPress ve spojení s pluginem Elementor a šablonou OceanWP. Díky tomuto kombu si postavíte originální web za jedno odpoledne a to zcela zdarma.

Většina webhostingů nabízí instalátory aplikací, kterými si na jedno kliknutí nainstalujete na své doméně WordPress a už frčíte. Takovým webhostingem je např. wedos.cz – pro 50% slevu použijte kupón WN550DESIP. Doménu můžete koupit buď také na wedosu nebo na Forpsi

Samotná tvorba webu je poměrně kreativní činnost. Automatizaci ale plně využijete při jeho pravidelné údržbě.

Existuje spousta programů, které vám budou pravidelně tvořit zálohy a nahrávat je do cloudu (Updraft Plus pro WordPress), monitorovat váš web a posílat vám upozornění, když se něco pokazí (Pingdom, Wordfence, Sentry, Google Console) nebo tvořit pravidelné měsíční reporty z dostupných dat (Google Analytics).

Pro vyřizování objednávek u eshopů doporučuji implementovat systémy, které vám co nejvíce práce ušetří. Manuální přepisování objednávek? Nuda! Jestli se zefektivněním eshopových procesů potřebujete poradit nebo pomoct, kontaktujte mě. Pomohu i zařídit celý nový web (sám to nedělám, ale mám ověřené a spolehlivé kontakty).

Kreativní činnosti

Outsourcujte práci pomocí portálu Fiverr.

U kreativních činností sice nezavedete systémy, které by práci udělaly za vás (zatím), ale delegovat práci na freelancery, kteří při pití kokosového latte v kavárně u pláže na Bali rádi nastartují notebook a sepíšou za vás článek nebo vytvoří požadovanou grafiku, je snadné.

Hledejte na Fiverr, Upwork, copywriteri.cz nebo 99designs.

Pokud pracujete s větším množstvím souborů (fotek, videí, pdfek,…), může vám přijít vhod způsob, jak je všechny editovat najednou. K tomu slouží weby jako CompressJpeg, kam nahrajete fotky a jedním kliknutím je zkompresujete, aby nezabíraly tolik místa.

Skvělým nástrojem jsou také Batch Actions ve Photoshopu, které v několika vteřinách provedou sérii uložených úprav na vybraných fotkách (např. série zmenšit –> zesvětlit –> zostřit -> uložit).

Emailing

Activecampaign vám umožní vytvářet důmyslné automatizace.

Emaily jsou stále jedním z nejsilnějších prodejních nástrojů firem. Kdybychom ale zákazníky měli obepisovat manuálně jednoho po druhém, asi bychom se pos*ali.

Většina lidí zná webové aplikace, které vám umožní tvořit seznamy emailů a těmto kontaktům poté hromadně posílat emaily. Takovými softwary jsou např. ActiveCampaign, Mailchimp nebo SmartEmailing. Ne všichni už ale vědí, jak využít plný potenciál těchto platforem. Jelikož je tento článek o automatizaci, tak budeme tvořit… wait for it… automatizace!

V Mementeře používáme ActiveCampaign, ve kterém si přehledně můžete vizualizovat řetězce emailů a dalších akcí a tvořit tak mailingové sekvence kontrolované různými podmínkami.

Řekněme, že novému zákazníkovi svého eshopu se stylovým oblečením chcete zasílat tipy, jak se lépe oblékat. V prvním emailu mu dáte vybrat, jestli se zajímá o pánskou nebo dámskou módu. V závislosti na jeho odpovědi mu následující den přijde email s módními trendy na daný rok pro muže/ženy. Pokud zákazník projeví zájem (otevře email nebo klikne na tlačítko), příští týden mu do schránky dorazí další email. Když tři týdny neprojeví zájem, přestanete mu systém emaily zasílat.

Přesně takhle fungují emailové automatizace, které vám ušetří neskutečná kvanta času a podpoří vaši značku, protože lidem naservírujete přesně to, co chtějí a kdy to chtějí.

Customer support

Vytvořte si chytrého Messenger bota pomocí přes Manychat.com

Jak automatizovat zákaznickou podporu? Zde je několik návrhů:

• Předejděte otázkám – na web umístěte odpovědi na nejčastější dotazy, do děkovných mailů rovnou zasílejte trackovací číslo objednávky atd.
• Připravte si šablony s odpověďmi, které byste jinak znovu a znovu zbytečně psali.
• Najměte si někoho, kdo za vás bude na dotazy odpovídat.
• Využijte obrovskou sílu Messenger Bota. Sepsal jsem podrobný návod, jak snadno vytvořit Facebook Messenger chatbota, který šetří čas a buduje váš byznys. Pomocí služby Manychat si můžete vytvořit důmyslné sekvence předpřipravených odpovědí, kterými zodpovíte dotazy lidí bez toho, abyste na ně museli aktivně odpovídat. Když k vám někdo přijde na Facebookovou stránku, zobrazí se mu chat s možnostmi jako “Kde je má objednávka” nebo “Co prodáváte”. Podle toho, na co člověk klikne, se mu zobrazí další možnosti nebo odpovědi (výčet vašich produktů, výzva k zadání čísla objednávky, tlačítko zavolat atd.). Implementování bota má i své nevýhody, ale ve výsledku dokáže ušetřit spoustu práce a zlepšit zákaznickou zkušenost lidí, kteří nemusí čekat, než se s nimi spojí reálný člověk.

Administrativa

Kdo by nechtěl mít svou sekretářku, která by za něj vše vyřídila ještě dříve, než je úkol zadán, jako Donna v seriálu Suits? I vy si z různých aplikací a služeb můžete vytvořit svou Donnu, která vám možná neuvaří kafe, ale sama od sebe vystaví fakturu 🙂

K zautomatizování procesu fakturace můžete využít iÚčto, Fakturoid nebo třeba iDoklad. V těchto aplikacích si nastavíte připomínání splatnosti faktur, vystavování reportů a pokud máte eshop, propojíte ho s těmito systémy tak, aby se při přijetí nové objednávky faktura vytvořila sama. Jestli nevíte, jak na to, napište mi.

Čas strávený plánováním schůzek ušetří Calendly a placení faktur zjednoduší Twisto nebo předplacená karta Revolut.

Podcasting

Anchor usnadní tvorbu podcastů a jejich distribuci.

Audio marketing je trend šířící se obrovskou rychlostí. Lidé si zvykají vyhledávat pomocí hlasu (Google Home, Siri, Alexa) a podcasty také nabývají na popularitě. Věděli jste, že Spotify nedávno přejmenovalo svou aplikaci na Spotify – Music and Podcasts?

Jestli chcete rozjet svůj podcast, usnadněte si jeho distribuci do jednotlivých kanálů díky aplikaci Anchor. V této appce si nastavíte platformy, do kterých chcete svůj podcast distribuovat (Spotify, Apple Podcasts, Google Podcasts, Stitcher a další) a jedním kliknutím se vaše audio objeví ve všech zvolených kanálech. Za mě super!

Teď je řada na vás.

Možností, jak automatizovat vaše podnikání, je spousta. Tento výčet je jen špičkou ledovce.

Funkčním postupem, jak přijít na věci, které můžete zautomatizovat, je sepsat si seznam činností, které děláte pravidelně, možná každý den. Následně je seřaďte sestupně podle toho, kolik času vám zabírají. Položkám nacházejícím se na vrchu seznamu věnujte speciální péči a představte si, jak by vypadal ideální systém, který by je zjednodušil.

Zautomatizujte všechny nekreativní činnosti, při kterých opakujete jeden úkol stále dokola.

Pokud za vás určitou činnost nevyřeší soběstačný systém / program, najměte si brigádníka. Toho najdete do 60 minut pomocí české aplikace QuickJobs nebo napsáním statusu na Facebook a nabídnutím o 20 Kč vyšší hodinovky, než je v oboru běžné. Easy.

Tak co… které činnosti jdete zautomatizovat? 🙂

Úvod tohoto článku byl inspirován texty na factoryautomation.cz – děkuji za super data 🙂