7 systémů psaní TODO listů, které mi v životě (ne)fungovaly

V průběhu let jsem vyzkoušel mnoho způsobů time a task managementu, tedy organizování svého času, úkolů a priorit.

Stejně jako se měním já, mění se i metody, které využívám. Většinou jednu metodu využívám několik měsíců než mi přestane v něčem vyhovovat a posunu se dál. Myslím si, že tento proces nikdy neskončí.

Podělím se zde s vámi o způsoby todolistování a plánování, které mi určitou dobu fungovaly nebo stále fungují a které můžete využít i vy. Představím i ty, se kterými jsem příliš úspěchu neslavil a vždy vyzdvihnu výhody i nevýhody dané metody.

GTD dle Davida Allena

Knihu Getting Things Done doporučují snad všechny weby zabývající se plánováním a todolistováním.

David Allen vyvinul komplexní systém plánování úkolů, který spočívá v promyšlené a organizované struktuře složek a podsložek a jejich využívání. Tento systém lze využívat offline za pomocí šanonů a složek, ale většinou je míněn pro online třídění úkolů v aplikacích jako je Todoist, Wunderlist, Asana atd.

GTD spočívá v zapisování všech inputů (vstupů – úkoly, poznámky, plány, myšlenky atd.) do Inboxu, což je schránka, kam ukládáte všechny vstupy před tím, než je roztřídíte. Takovou schránkou může být dokument v Evernote, klasická poznámka v zápisníku na mobilu nebo třeba hlavní složka Todoistu.

To je první fáze, fáze Sesbírej. Následují fáze Zpracuj, Zorganizuj, Zhodnoť a Udělej.

Konkrétně popsané kroky najdete v tomto článku na Wikipedii, tak zde nebudu zabíhat do detailů.

GTD systém jsem využíval několik měsíců, než jsem to vzdal. Je pro mě až moc robustní a vyžaduje časté organizování, kontrolování, přepisovánní a pokud jeden týden nesplníte nějaké úkoly nebo si neprojdete svůj Inbox, systém se začne sypat. Pro mě tedy vyžaduje příliš mentální kapacity a disciplíny na to, abych ho byl schopný dlouhodobě využívat.

Online todo-list

Dlouhou dobu jsem operoval pouze s online todo-listem, konkrétně v nástroji Todoist (může posloužit i Asana, Wunderlist a další), kam jsem přidával všechny své úkoly a třídil je do podsložek jako Práce, Osobní, Nápady atd. a přiřazoval jim deadliny.

Je to OK systém do doby, než začnete být pozadu s úkoly a kdy v Inboxu vidíte desítky nebo stovky úkolů se zpožděnými deadliny a nevíte, co dřív.

Začal jsem proto kombinovat tento todo-list s Google kalendářem, abych těm nejdůležitějším úkolům přiřadil časový termín a byl nucen přemýšlet, kolik času mi zaberou. V jistém smyslu tento systém používám doteď (k tomu se dostanu níže).

(5. 2. 2021: Aktuálně už Todoist nepoužívám vůbec, jedu kombo Notion + Google kalendář)

Výhodou je přenosnost – vše máte uložené online a synchronizované skrz všechna vaše zařízení a přitom není tak náročné úkoly třídit, protože využíváte pouze několik složek a maximálně úkolům ještě určujete prioritu 1-3, podle které seznam třídíte.

Nevýhodou je, že před sebou stále vidíte celý dlouhý seznam, což mě stresuje a navozuje rozhodovací paralýzu kdy nevím, čím začít.

Online nástěnky

Možná znáte Trello, kde si úkoly intuitivně přehazujete mezi několika sloupci, jako byste před sebou měli fyzickou nástěnku, na které přesouváte stick-it notes. Na stejném principu funguje i MeisterTask, který využíváme ve firmě.

Výhodou této metody je přehlednost, kdy jasně vidíte, v jakém sloupci (např. v jaké fázi úkolu nebo jaké prioritě či projektu) se úkol nachází a snadno si ho rozkliknete a zobrazíte detaily nebo ho přemístíte jinam.

Jakmile vám ale počet úkolů nabyde, může být těžké se v nástěnce orientovat a přesouvání důležitější úkoly více nahoru je otravně zdlouhavé. Přijde mi také, že karty zabírají zbytečně moc místa v případech, kdy pracujete s mnoha malými úkoly.

Osobně mám online nástěnky rád pro zadávání týmových dlouhodobějších úkolů, ke kterým si potřebujete psát hodně informací, komentovat je a sledovat, v jaké jsou fázi. Pro osobní produktivitu mi moc neslouží.

100 % papír

Miluji papír.

Možná i proto jsem založil firmu Mementerra, ve které tvoříme fyzické papírové knížky. Na old-school metodě sepisování úkolů na papír stále něco je. Mít úkoly přímo před očima na kusu papíru umožňuje rychle do seznamu nahlížet bez nutnosti přepínat okna v počítači. Navíc ten pocit, když si úkol tužkou odškrtnete, je skvělý.

Zajímavou metodou je rozdělit si papír (třeba A4 nebo A5) na 4 sekce, kdy sloupce označíte Urgentní a Neurgentní a řady označíte Prioritní a Neprioritní. V levém horním sloupci tak máte prioritní urgentní úkoly, v pravém spodním rohu neprioritní neurgentní.

Tvoření takového seznamu mi ale vždy zabralo příliš času na to, abych si vytvořil zvyk a zařadil ho do své denní rutiny. Úkoly po sepsání navíc nemůžete přemisťovat a upravovat (používám propisky a nerad škrtám), proto jsem přešel na kompromis, který používám aktuálně (07/2019):

Přepisování na papír

Ze seznamu všech úkolů, které mám v online todolistu (poslední měsíce testuji Asanu, jinak je to Todoist) si každý den přepíšu na papír těch několik nejdůležitějších úkolů, které chci daný den splnit. Mám poté před sebou výběr prioritního seznamu a hned vím, na co se zaměřit.

(5. 2. 2021: Aktuálně už Todoist ani Asanu nepoužívám, přešel jsem na kombo Notion + Google kalendář, po půl roce užívání to hodnotím velmi velmi pozitivně.)

Když chci zajistit, abych úkol opravdu splnil, přidám si ho ještě do kalendáře, aby nebyla šance na něj zapomenout. Na papírku si k úkolu navíc přidám odhad časové náročnosti, všechny časy poté sečtu a zjistím, jestli je mám šanci za den stihnout.

Jednou nebo dvakrát týdně poté projdu celý online todolist a utřídím ho, aby byl aktuální. Pokud ale zapomenu nebo nestíhám, nevadí to, prostě další den znovu vyberu několik top úkolů a neřeším, jestli mají prošlé deadliny.

Tato metoda mi vyhovuje nejvíce, protože mohu agilně reagovat na nečekané zvraty týdne a neztrácím čas přenastavováním deadlinů u prošlých úkolů.

Další způsoby, které můžete vyzkoušet

Stick-it notes

Nějakou dobu jsem si hrál na one-man startup a využíval pouze stick-it notes, které jsem si lepil na zeď do několika sloupců, což prý dělají v cool firmách.

Po několika týdnech jsem s touto metodou sekl. Nechtěl jsem plýtvat tolik papírů, navíc se čas od času nějaká poznámka odlepila a spadla a celkově bych měl na zdi radši obraz než desítky papírků kričící na mě co mám dělat.

Pokud máte stick-it noty rádi, podělím se o hack: odlepujte papírky ze štosu podél lepící strany, ne proti ní (tedy ne klasicky odspodu nahoru, ale zleva doprava), papírky pak budou lépe držet a nebudou se kroutit.

100 % kalendář

Kolega tento způsob využívá a musím říct, že má své výhody – vždy jste nucení odhadnout časové úsilí a vidíte, jestli se vám úkol ještě někam vejde nebo ne.

Na druhou stranu vám můžou uniknout úkoly, které jste nestihli splnit a které jste zapomněli přesunout na jiný den.

To neuhodnete…

Poslední možnost, která mě napadá, je ta nejpřekvapivější: nepoužívat žádný todolist!

Většinou totiž víte, na čem chcete pracovat, takže pokud nemáte desítky malých úkolů, které byste zapomněli, může být nejjednodušší se na todo listy úplně vykašlat a jet intuitivně.

Tato metoda nemůže fungovat lidem, kteří 1) nemají žádnou disciplínu a 2) neustále zapomínají. Trochu se viním z druhého bodu…

Zhodnocení

Zvykl jsem si na metodu využívání online seznamu úkolů, ze kterého si každý den vypíšu několik prioritních položek na papír.

Každému vyhovuje něco jiného, tak experimentujte a nebuďte vytočeni z toho, že vám žádný způsob nefunguje dlouhodobě – mně taky ne a nemyslím si, že to je problém. Využívejte to, co vám zrovna přijde fajn a co vás nestresuje.

Zároveň se nezaměřujte na to, abyste měli co nejdůmyslněji vymyšlený způsob zaznamenávání úkolů místo toho, abyste úkoly doopravdy plnili.

Cílem je zvýšit svoji produktivitu, ne se zamotat do komplexních systémů, které vám mentální kapacitu nešetří, ale berou.

Toto zopakuji ještě jednou. Cílem todo listů je zvýšit produktivitu. Jestli vám todo listy nezvyšují produktivitu, tak je nepoužívejte, nebo se je naučte používat lépe. Duh…

Jestli jsem na nějakou metodu zapomněl nebo máte svou, která vám funguje, podělte se o ni v komentářích nebo mi napište mail, rád se inspiruji 🙂